Профилактика и сервиз на копирни машини
Сервиз на копирни машини се заявява и за проблеми, които офисът може да провери сам за няколко минути. Засичане на хартия, ивици по отпечатъка и устройство, което не се вижда в мрежата, имат както причини в самата машина, така и причини в хартията, консуматива или мрежовата настройка. Тази статия описва как се различават двете, какво реално включва профилактиката и какво да търсите в сервизния договор.
Накратко
- Профилактиката се планира по брой отпечатъци, не по календар: износващите се части имат ресурс, изразен в страници.
- Производителят обвързва достигането на максималния месечен обем със сервизен цикъл – това е отправната точка, а не общо правило за всички машини.
- Преди заявка за сервиз проверете хартията, настройката за тип хартия, консумативите и мрежовата връзка.
- Запишете кода на грешката и показанието на брояча – това съкращава диагностиката и понякога спестява посещение.
- В сервизния договор решаващи са четири неща: време за реакция, обхват на включеното, резервни части и покритие по региони.
Съдържание
- Кои са най-честите проблеми при копирните машини в офиса
- Какво можете да проверите сами преди заявка за сервиз
- Какво включва реалната профилактика
- Колко често се прави профилактика
- Каква е разликата между гаранция, абонамент и обслужване при повикване
- Какво да проверите в сервизния договор
- Как да заявите сервиз бързо и какво да подготвите
- Кога ремонтът вече не се изплаща
- Как поддръжката влияе на разходите за печат
- Често задавани въпроси
Кои са най-честите проблеми при копирните машини в офиса
Заявките за сервиз на копирни машини обикновено попадат в четири групи: засичане на хартия, влошено качество на отпечатъка, липса на мрежова връзка и съобщения за консумативи или части. Таблицата по-долу свързва симптома с най-вероятните причини и с първото разумно действие. Тя е диагностичен ориентир, не заместител на проверка от техник.
| Симптом | Честа причина | Първо действие |
|---|---|---|
| Хартията засича в една и съща зона | влажна или неправилно заредена хартия, износени ролки | смяна на топа хартия, проверка на водачите в тавата |
| Вертикални ивици по отпечатъка | замърсено стъкло на скенера или на подаващото устройство | почистване на стъклото и лентата на подаващото устройство |
| Блед или неравномерен отпечатък | изчерпан тонер, неподходящ грамаж хартия | проверка на нивото на тонера и на настройката за тип хартия |
| Машината не се вижда в мрежата | сменен IP адрес, промяна в мрежата, спрян драйвер | отпечатване на конфигурационна страница от панела |
| Съобщение за подмяна на част | достигнат ресурс на износваща се част | заявка към сервиза с кода от съобщението |
Засичане на хартия
Засичането на хартия има две различни по характер причини и те се различават по едно наблюдение: мястото. Ако хартията засича на различни места и нередовно, проверете първо самата хартия и зареждането ѝ – отворен топ поема влага и се подава изкривено. Ако засичането се появява многократно в една и съща зона, вероятността причината да е в машината е по-голяма и е разумна проверка от техник.
Ивици и петна
Тънка права линия по цялата дължина на листа при копиране най-често идва от замърсяване по стъклото. Проверката отнема секунди: копирайте същия оригинал веднъж през подаващото устройство и веднъж, поставен директно върху стъклото. Ако линията се появява само в първия случай, замърсена е тясната лента за сканиране в движение. Ако се появява и в двата, търсете причината по-навътре в машината.
Проблеми с мрежата
Копирната машина е мрежово устройство. След смяна на рутер, промяна на подмрежа или обновяване на операционната система устройството може да остане с невалиден адрес. Конфигурационната страница, отпечатана директно от панела, показва текущия адрес и състоянието на връзката.
Съобщения за консумативи и части
Съобщенията се делят на предупреждения и на блокиращи. Предупреждението за нисък тонер позволява работа, докато съобщението за достигнат ресурс на възел спира машината, за да не се повредят други части. Не отлагайте втория тип – продължаването на работа увеличава сметката за ремонт.
Какво можете да проверите сами преди заявка за сервиз
Проверката отнема няколко минути и отделя проблемите на потребителско ниво от тези, които изискват техник. Изпълнете стъпките в реда по-долу и запишете какво сте установили – записаното е полезно и ако все пак се стигне до заявка.
- Отпечатайте конфигурационна страница от панела на машината, за да видите състоянието и мрежовите настройки.
- Запишете точния код на грешката, ако на екрана се показва такъв.
- Извадете топа хартия, подравнете го и заредете нов от неотваряна опаковка.
- Проверете дали водачите в тавата опират до хартията, без да я притискат.
- Проверете дали заредената хартия отговаря на избрания тип и грамаж в настройката на тавата.
- Проверете нивата на тонера и на отпадъчния контейнер от панела.
- Изключете машината от бутона, изчакайте една минута и я включете отново.
Проверка на хартията
Хартията е важен и често пренебрегван фактор. Допустимите грамажи се различават между класовете: A3 многофункционалните системи от i-Series приемат по-широк диапазон от компактните A4 модели, при които горната граница е чувствително по-ниска. Хартия извън обявения за модела диапазон често минава, но подаването става нестабилно и износва ролките по-бързо. Точните стойности за конкретната машина са в спецификацията ѝ.
Проверка на настройката за тип хартия
Ако в тавата е заредена рециклирана или по-плътна хартия, а машината е настроена за стандартна, температурата на фиксиране не отговаря на материала. Резултатът е размазан тонер или засичане при изхода. Настройката се променя от панела за всяка тава поотделно.
Кога да спрете
Не разглобявайте възли извън обозначените с дръжки зони и не използвайте остри предмети за изваждане на заседнала хартия. Скъсано парче, останало в машината, превръща петминутен проблем в посещение с подмяна на част. Ако хартията не излиза с леко теглене по посока на движението, спрете и подайте заявка.
Какво включва реалната профилактика
Профилактиката е планова процедура, при която техникът почиства пътя на хартията, проверява оптиката и подменя износващи се части по достигнат ресурс. Тя не е същото като ремонт: целта е машината да не спре, а не да бъде възстановена след спиране.
Почистване на пътя на хартията
Хартиеният прах и остатъчният тонер се натрупват по ролките и водачите. Натрупването променя триенето и води до изкривено подаване. Почистването на този тракт може да намали проблемите със засичането, когато причината е натрупан хартиен прах или замърсени ролки.
Проверка на оптиката и изображението
Стъклото на скенера, лентата за сканиране в движение и оптичният тракт се почистват и се проверява равномерността на изображението. При цветните системи се прави и калибриране, за да се възстанови съответствието на цвета.
Подмяна на части по ресурс
Ролки, девелоперен блок и възли от фиксиращата система имат ресурс, изразен в страници. Подмяната им преди отказ е по-евтина от подмяната след отказ, защото повреден възел често уврежда съседни елементи.
Настройки и фърмуер
При профилактика се проверяват и настройките: профили на тавите, права на потребителите, адресна книга за сканиране, настройки за пестене на тонер. Обновяването на фърмуера се прави, когато решава конкретен проблем или добавя нужна функция, не по навик.
Колко често се прави профилактика
Честотата се определя по брой отпечатъци, не по месеци. Универсален календарен интервал не съществува – производителят посочва за всеки модел препоръчителен и максимален месечен обем и отбелязва, че при достигане на максималния обем в рамките на една година е необходим сервизен цикъл. Освен това самите машини водят вътрешни броячи за ресурса на отделните възли.
По какво реално се определя интервалът
- Ресурсът в страници на конкретните износващи се части за модела.
- Показанието на брояча и средният месечен обем от последните няколко отчета.
- Отношението между реалния обем и препоръчителния месечен обем по спецификация.
- Условията в помещението: прах, влажност, температура, близост до отоплителен уред.
- Профилът на печата: плътни изображения натоварват машината повече от чист текст.
- Историята на предишните посещения и отказите по конкретното устройство.
Практическото решение е интервалът да се фиксира в сервизния договор според модела и измерения обем, вместо да се приема наизуст. При машини под абонамент сервизният партньор планира профилактиката по брояча, а не по календара.
Кога интервалът трябва да се съкрати
Съкращаване се налага при три сигнала: реалният обем надхвърля препоръчителния за модела, зачестяват засичания без ясна причина, или машината работи в запрашена и непроветряема среда. Всеки от трите сам по себе си е достатъчно основание да се поиска по-ранна проверка.
Условията в помещението
Прах, пряка слънчева светлина и близост до отоплителен уред скъсяват интервала. Машина, поставена в склад или в непроветряемо помещение, се замърсява значително по-бързо от същия модел в климатизиран офис.
Сезонният фактор
През влажните месеци проблемите с подаването се увеличават. Съхранението на хартията в затворена опаковка и зареждането на по-малки количества намалява засичането, без да е необходима намеса по машината.
Как да следите брояча без излишна работа
Показанието на брояча се вижда от панела на устройството и се записва веднъж месечно. Три последователни отчета дават средния месечен обем и позволяват профилактиката да се планира предварително, а не след поредното засичане. При машини под абонамент отчетът обикновено се снема автоматично от сервизния партньор.
Каква е разликата между гаранция, абонамент и обслужване при повикване
Трите режима покриват различни неща и се комбинират по различен начин с разходите. Разликата между тях се вижда най-ясно при отговора на въпроса кой плаща консумативите и частите.
| Режим | Какво покрива | Кога е подходящ |
|---|---|---|
| Гаранционен сервиз | фабричен дефект в гаранционния срок | първите години след покупка |
| Абонаментен договор | труд, профилактика, части и консумативи според договореното | предвидим месечен обем, нужда от фиксиран разход |
| Обслужване при повикване | отделно посещение и отделна сметка за части | ниско натоварване, резервна машина |
Какво не покрива гаранцията
Гаранцията покрива дефект, не износване и не щети от неправилна експлоатация. Консумативите, повредите от неподходяща хартия и последиците от опит за самостоятелен ремонт остават извън нея.
Кога абонаментът се изплаща
Абонаментното обслужване се изплаща при предвидим обем и при изискване разходът за печат да бъде фиксиран в бюджета. Сметката се прави просто: съберете разходите за части, труд и консумативи за последната година и ги сравнете с годишната стойност на договора за същата машина. Условията при абонаментното сервизно обслужване се съгласуват според модела и обема.
Кога обслужването при повикване е достатъчно
Обслужването при повикване е разумно при малък обем и при наличие на втора машина, която поема работата при спиране. Ако спирането на печата блокира работния процес, този режим носи скрит риск.
Какво да проверите в сервизния договор
Сервизният договор се чете по четири точки: време за реакция, обхват на включеното, резервни части и покритие по региони. Всичко останало е детайл.
Време за реакция и работно време
Времето за реакция означава срок за отзоваване, не срок за отстраняване. Проверете дали се брои в работни часове и какво е работното време на сервиза. Заявка в петък следобед при реакция от осем работни часа означава посещение в понеделник.
Какво е включено и какво се доплаща
В договорите се среща разделяне между труд, части и консумативи. Поискайте изричен списък какво влиза в месечната такса и какво се фактурира отделно. Особено внимание заслужават скъпите възли и барабанните блокове при цветните машини.
Резервни части и оборотна машина
Проверете изрично дали е предвидена оборотна машина при по-дълъг ремонт и при какви условия се предоставя. Клаузата лесно остава извън договора, защото не се обсъжда при подписване. Ако работният процес не понася спиране, тя струва повече от отстъпката в цената.
Покритие по региони
Проверете кои области се обслужват със собствени техници. ОРТЕС работи в София и в областите Пловдив, Пазарджик, Перник, Кюстендил и Благоевград, а за Северна България покритието е през договорни сервизни отношения с партньор от мрежата на производителя. Ако имате обекти в различни части на страната, уточнете сроковете за всеки поотделно.
Как да заявите сервиз бързо и какво да подготвите
Добре подадената заявка съкращава времето за отстраняване, защото техникът тръгва с правилната част. Подгответе три групи данни преди да се обадите или да попълните заявка за сервиз.
Данни за машината
Модел и сериен номер се четат от табелката на устройството или от конфигурационната страница. Добавете и показанието на брояча, ако е достъпно от панела. При машини под договор посочете и номера на договора.
Описание на проблема
Опишете какво прави машината, а не какво предполагате, че ѝ е. Точният код на грешката, зоната на засичане и това дали проблемът се появява при копиране, при печат от компютър или и при двете, стеснява диагнозата преди посещението.
Достъп и организация
Уточнете работното време на обекта, лицето за контакт и има ли ограничения за достъп. При машини в сървърни помещения или в обекти с пропускателен режим неуреденият достъп отлага посещението, дори когато техникът е на място и частта е налична.
Какво да не правите преди посещението
Не нулирайте броячи, не подменяйте настройки на панела и не пренасяйте машината на друго място, преди техникът да я е видял. Тези действия заличават следата, по която се диагностицира повредата, и удължават престоя. Ако машината е спряна аварийно, оставете я така и опишете при какви обстоятелства се е случило.
Кога е по-добре да се поиска консултация
Ако проблемите се повтарят при няколко устройства или са свързани с потребителски права и мрежа, отделна консултация решава повече от поредното посещение. Същото важи при планиране на нова печатна среда.
Кога ремонтът вече не се изплаща
Ремонтът престава да се изплаща, когато цената му надхвърли остатъчната стойност на машината или когато отказите зачестят при достигнат общ ресурс. Решението се взема по броя отпечатъци и по историята на посещенията, не по възрастта в години.
Ресурс на машината
Общият ресурс се вижда от брояча. Машина, работила години наред около максималния месечен обем, изчерпва ресурса си по-бързо от същия модел, използван в препоръчителния диапазон. Затова две еднакво стари машини може да са в напълно различно състояние.
Цена на ремонта спрямо стойността
Универсален процент, при който ремонтът спира да се изплаща, няма. Решението се взема по съвкупност от фактори: цена на конкретния ремонт, показание на брояча спрямо ресурса на машината, наличност и срок за доставка на частта, брой откази през последната година и очаквано натоварване занапред. Поискайте от сервиза прогноза за предстоящите подмени през следващите дванадесет месеца, не само оферта за текущата повреда – тя променя сметката повече от самия ремонт.
Кога обновяването е по-разумно
Обновяването се налага и когато машината вече не покрива нуждите: липсва сканиране в мрежа, няма поддръжка на актуални операционни системи или обемът е надраснал класа ѝ. В такъв случай прегледът на цялата среда за офисен печат дава по-добър резултат от подмяната на едно устройство.
Как поддръжката влияе на разходите за печат
Редовната поддръжка намалява разходите по три линии: по-малко аварийни посещения, по-дълъг живот на скъпите възли и по-малко бракувани отпечатъци. Ефектът се вижда най-ясно при машини с високо натоварване.
Скрити разходи от аварийни спирания
Спряната машина струва и извън сметката за ремонт: забавени документи, пренасочен печат към други устройства, извънреден труд. Тези разходи не се записват никъде, но се усещат от отделите, които чакат.
Ефект върху ресурса на скъпите възли
Замърсеният тракт на хартията и изтеклият ресурс на дребна ролка натоварват съседните възли. Отлагането на профилактика може да доведе до подмяна на елемент, който при редовно обслужване би издържал по-дълго, тоест сметката се измества от планов разход към ремонт.
Връзка с управлението на печатната среда
Поддръжката дава данни: кое устройство е натоварено, къде се печата най-много в цвят, кои отдели надхвърлят обема. Тези данни са входът за оптимизацията на печатната среда и за преразпределяне на машините между локациите.
Печат и документооборот
Част от отпечатъците изобщо не са необходими. Когато документите се придвижват електронно, обемът пада, а с него и натоварването на машините. Затова поддръжката и дигиталните работни процеси се планират заедно, а не поотделно.
Правилно оразмерена техника
Машина, натоварена постоянно над препоръчителния си обем, генерира повече посещения независимо от качеството на поддръжката. Компактните A4 системи като bizhub 4051i и bizhub C3351i са бързи при A4, но с по-нисък препоръчителен месечен обем от A3 машините от същото поколение. Ако отдел с голям обем е снабден с компактна машина заради мястото, зачестилите заявки могат да са следствие от неправилно оразмеряване, а не непременно от качеството на поддръжката.
Кога да поискате преглед
Ако заявките за сервиз се учестяват без ясна причина, направете преглед на цялата среда, преди да подменяте машина. Данните за обема по устройства и по отдели обикновено показват къде е реалният проблем. За уточняване на конкретен случай вижте контактите на ОРТЕС.
Често задавани въпроси
Колко често трябва да се прави профилактика на копирна машина
Интервалът се определя по брой отпечатъци, а не по календар, и е различен за всеки модел. Определя се от ресурса в страници на износващите се части, от показанието на брояча, от отношението между реалния и препоръчителния месечен обем по спецификация и от условията в помещението. Най-практично е интервалът да се фиксира в сервизния договор за конкретната машина.
Какво да направя, когато копирната машина засича хартия
Извадете заседналата хартия само по посока на движението и само от обозначените зони, след което заредете нов топ от неотваряна опаковка и проверете дали водачите в тавата опират до листа. Ако засичането се повтаря на едно и също място, вероятно проблемът е в машината и е необходима проверка от техник.
Какво покрива абонаментният сервизен договор
Обхватът се определя в самия договор и обикновено включва труд, планова профилактика и част от резервните части, а консумативите се уговарят отделно. Проверете времето за реакция, работното време на сервиза, кои области се обслужват със собствени техници и дали е предвидена оборотна машина при по-дълъг ремонт.