Електронно трудово досие

Управлението и обработване на документи на хартиен носител поставя все повече предизвикателства пред HR специалистите, тъй като физическите документи усложняват процесите и отнемат ценно време. Междувременно, надеждното управление на физически архив само по себе си е предизвикателство пред новите, много сериозни регулации на данните.

Всеки от основните HR процеси: назначаване/напускане, управление на отсъствия, размяна на документи и т.н. може да бъде автоматизиран и ускорен с поддържането на електронно  трудово  досие.  Решението значително  улеснява  процеса  на  подписване  и размяна на документация между работодател и служител, независимо от времето и мястото. Предимствата включват лесно добавяне на нови документи в досието, предоставяне на контролиран  достъп  до  съдържащата  се информация, удобни  функции  за  търсене  по определени индекси и др. Тази прозрачност е от полза както за работодателя, така и за служителите. Информацията е достъпна от всяко място и по всяко време за служители с необходимите права за достъп.

Предизвикателства:​

• Управление и обработване на документи на хартиен носител
• Физическа размяна на документи и разходи за куриери
• Трудно проследяване на статус
• Бавно и трудно търсене на информация
• Възможност от загуба на документи и важни данни
• Затруднено проследяване на срокове
• Риск от нарушаване на правилата за сигурност на информацията и GDPR