ОРТЕС ООД НовинИ
Може да се изненадате да научите, че една от най-важните, дългосрочни и положителни трансформации, които можете да направите във вашия бизнес, е пряко свързана с това, което много от нас приемат за даденост: въвеждането на електронни подписи.
Според едно скорошно проучване въвеждането на електронни подписи е позволило на 92% от финансовите институции да намалят грешките при сканиране в работните си процеси. Други 66% от тях са успели да намалят значително броя на загубените файлове, като по този начин са подобрили качеството на данните. Друго проучване установи, че бизнесът във всички индустрии средно спестява между 55% до 78% от времето и парите при преминаването от хартиен към електронен подпис.
Но може би най-важната статистика е следната: получаването на подписан документ по традиционния начин, т.е. на хартия отнема средно около пет дни. Колко време отнема получаването на електронен подпис? – Приблизително 37 минути.
Процесът на подписване на документи е важна част от вашия бизнес – без значение в коя индустрия работите. Много компании обаче изпитват затруднения в този на пръв поглед прост процес и имат огромни разходи заради него. С подходяща система за управление на информацията като M-Files ще можете да направите всичко това лесно, просто и ефективно. Ще можете да използвате технологиите, за да поддържате и управлявате работните си процеси, което да ви позволи да се съсредоточите по-малко върху административните аспекти и повече върху изграждането на успешен бизнес точно както трябва да бъде.
M-Files автоматизира одобрението и подписването на документи по електронен път
M-Files е инструмент предназначен да намали трудностите, разходите и дори рисковете за сигурността, присъщи на хартиените и ръчните процеси за подписване на документи.
Всяка компания, независимо от нейния размер, има документи, които изискват подписи, за да бъдат изпълнени. Това може да включва документи като договори, договори за продажба, споразумения и др. За съжаление за много компании този процес остава ръчен и се осъществява или по електронна поща, или още по-лошо на хартия, която се предава от човек на човек, което е неефективен и досаден процес.
Всеки път, когато един документ се предава от ръка на ръка, той може да бъде загубен. Съществува риск от допускане на грешки, поради което процесът ще започне отначало. Има вероятност да има различни версии, което значително ще обърка процеса. Независимо дали документът е изгубен, повреден или противоречи на друга версия, две неща остават верни: губи се огромно количество време, а оперативният риск се увеличава.
Въпреки това, правилната платформа за управление на информацията като M-Files може да осигури прост работен процес за тези документи и значително да подобри ситуацията веднага след внедряването. Използвайки M-Files, можете да управлявате целия процес на преглед, одобрение и подписване от началото до края – всичко това въз основа на една одобрена версия.
Според същото проучване, споменато по-горе, изготвянето на документ и подписването му по електронен път е с 55% по-евтино, отколкото на хартия. Това може да звучи страхотно, но никога не забравяйте, че има редица грешки, които можете да направите, които напълно ще „изядат“ тази възвръщаемост на инвестициите.
Всичко това до голяма степен е причината, поради която интелигентна платформа за управление на информацията като M-Files е толкова ефективна на първо място. M-Files не само ще ви помогне да изградите по-добри работни потоци, но и ще ги направи достъпни за всички отдели на вашата фирма. Хората, които се нуждаят от достъп до подписан документ, за да вършат работата си, ще го получат незабавно.
Това ще ви позволи да дадете възможност на потребителите да се съсредоточат върху по-малко времеемки административни задачи, за да могат да се съсредоточат повече върху вашия бизнес, както би трябвало да бъде.
Източник: Коника Минолта Бизнес Солюшънс България
